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Google Spreadsheet क्या है? जानिए इसके Main functions.

MS Excel दुनिया का सबसे ज्यादा उपयोग होने वाला और लोकप्रिय ऑफिस प्रोग्राम है. जो बिजनेस और होम यूजर्स के लिए बहुत सारे प्रोडक्ट्स उपलब्ध करवाता है.लेकिन यह एक Paid सॉफ्टवेयर है और महंगा भी है।आज हम आपको एक फ्री सॉफ्टवेयर बताने जा रहे हैं। जो एक्सेल की तरह है या आप इसे एक्सेल का विकल्प कह सकते हैं| यहां हम आपको केवल महत्वपूर्ण चीजें बताएंगे जो भविष्य में आपके लिए उपयोगी होंगी|




Google sheet के बारे में सभी जानकारी नीचे दी गई है।आपकी सुविधा के लिए जानकारी को हमने नीचे भागों बांटा है:


  1. Google स्प्रेडशीट क्या है?(What is Google Sheet?)

  2. Google स्प्रेडशीट का उपयोग कैसे करें?(How to use this?)

  3. Google स्प्रेडशीट के Main Functions

  4. MS Excel और Google sheet के बीच Difference

  5. FAQ?

Google स्प्रेडशीट क्या है?(What is Google Sheet?)



Google sheet एक वेब आधारित ऑनलाइन प्रोग्राम है |एक गोल शीट स्प्रेडशीट के साथ, आप एक मासिक बजट बना सकते हैं, व्यावसायिक खर्चों को ट्रैक कर सकते हैं या बड़ी मात्रा में Data व्यवस्थित कर सकते हैं।

एडिट तथा अपडेट करने के साथ शेयर भी की जा सकती है. यह प्रोग्राम G Suite का एक हिस्सा है.

जिसका मतलब है कि आप उन सभी चीजों को कर सकते हैं, जिसके लिए MS Excel का उपयोग किया जाता है|


इस स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग अकेले यूजर्स के अलावा मल्टी-यूजर एक साथ कर सकते है. आप गूगल शीट को अन्य यूजर्स के साथ आसानी से शेयर कर सकते है. और सामुहिक रूप में काम भी कर सकते है.अथवा किसी अन्य माध्यम से भेजने की जरूरत नहीं रहती है.


Advantages of google sheet-

  • फ्री और क्लाउड आधारित

  • मल्टी-डिवाइस सपोर्ट

  • मल्टी-यूजर्स सपोर्ट

  • एड-ऑन की सुविधा

  • ऑफलाइन वर्क संभव

  • एक्सेल के अनुकूल

  • विभिन्न (Multi) फाइल टाइप सपोर्ट

  • Apps स्क्रिप्ट के माध्यम से स्वचालन


#1 फ्री और क्लाउड आधारित


जैसा कि हमने आपको बताया है यह पूरी तरह से Free Application है आप गूगल शीट्स प्रोग्राम का इस्तेमाल इंटरनेट युक्त किसी भी डिवाइस पर मुफ्त कर सकते है. इसके लिए आपको किसी भी प्रकार का शुल्क नहीं चुकाना है. मात्र एक Google Account बनाना पड़ता है.


गूगल शीट्स द्वारा निर्मित प्रत्येक स्प्रेडशीट क्लाउड(Cloud) पर मौजूद है. और आपके द्वारा टाइप एक भी अक्षर ऑटोसेव किया जाता है.

इसका मतलब है आपका सारा डेटा सुरक्षित है और गूगल की क्लाउड स्टोरेज सेवा द्वारा बैकअप किया गया है. जिसे आप गूगल ड्राइव द्वारा कभी भी एक्सेस कर सकते है.

क्लाउड पर डेटा सेव होने से आपको लोकल मशीन में उसका बैकअप बनाने से मुक्ति मिल जाती है. यानि अब सारा समय सिर्फ कंटेट निर्मित करने में लगेगा. सुरक्षा की जिम्मेदारी गूगल की है.


#2 मल्टी-डिवाइस सपोर्ट

अन्य स्प्रेडशीट्स की भांति गूगल शीट्स केवल एक मशीन विशेष तक सीमित नहीं है. इसे आप किसी भी इंटरनेट कनेक्शन युक्त डिवाइस में एक्सेस कर सकते है.

आपको तो अपने डिवाइस में गूगल शीट्स इंस्टॉल करना भी नही पड़ता है. बिना इंस्टॉल करें इसका उपयोग संभव है. यह ताकत होती है क्लाउड कम्प्युटिंग की.

आप कम्प्युटर में क्रोम ब्राउजर द्वारा इसे एक क्लिक में एक्सेस कर सकते है. और लैपटॉप में भी किसी भी इंटरनेट ब्राउजर द्वारा इसे एक्सेस कर पाना संभव है.

छोटे डिवाइसों जैसे स्मार्टफोन तथा टैबलेट्स में इसे बिना रुकावट चलाना संभव है. और जो काम आपने मोबाइल फोन में छोड़ा है वहीं से कम्प्युटर में आगे शुरू कर पाते है.


#4 मल्टी-यूजर्स सपोर्ट

गूगल ने सन 2010 में मल्टी यूजर्स को सपोर्ट करने वाली कंपनी DocVerse का अधिग्रहण करके अपने यूजर्स को Document Collaboration की सुविधा मुहैया कराई.

इस अधिग्रहण से गूगल शीट्स मल्टी-यूजर्स सपोर्ट करने में सक्षम हो गया. अब यूजर्स ऑनलाइन बिना डॉक्युमेंट्स शेयर करे एक साथ एक ही शीट पर काम कर सकते थे.

बिजनेस, डिजिटल मार्केटर्स, फ्रीलांसर, डेटा साइंटिस्ट्स के लिए यह फीचर्स बहुत ही उपयोगी साबित हुआ है.

अब डॉक्युमेंट शेयर करे बिना उसे अन्य व्यक्ति द्वारा संपादित करवाना आसान है. और असल फाइल तथा नई फाइल दोनों साथ-साथ सभी यूजर्स के सामने मौजूद रहती है. इसलिए गलतीयाँ होने की गुंजाइस भी कम हो गई है.

#5 एड-ऑन की सुविधा

गूगल शीट्स को ज्यादा पावरफुल और अतिरिक फीचर्स मुहैया कराने का काम करते है एड-ऑन्स.

एड-ऑन एक छोटी सी फाइल होती है जो किसी प्रोग्राम को एक विशेष अतिरिक्त फीचर्स/क्षमता प्रदान करती है.

गूगल के क्रोम स्टोर में सैंकड़ों एड-ऑन मौजूद है. जिनका इस्तेमाल आप डॉक्युमेंट एडिटिंग से लेकर उसे फॉर्मेट करनें में कर सकते है.

कुछ लोकप्रिय गूगल शीट्स एड-ऑन्स (Best Google Sheet Add-Ons) के नाम नीचे दिए जा रहे है.

  • Adstage

  • Clearbit Sheets

  • DataEverywhere

  • Doctopus

  • Google Apps Script

  • Google Template Gallery

  • Hunter

  • Power Tools Add-On for Google Sheets

  • SuperMetrics

  • WolframAlpa

  • XLMiner Analysis ToolPak

  • Yet Another Mail Merge


#6 ऑफलाइन वर्क संभव

गूगल शीट्स को ऑनलाइन वर्क करने के लिए विकसित किया गया है. यानि नेटीजन्स के लिए यह स्प्रेडशीट प्रोग्राम बिल्कुल उपयुक्त है.

मगर, हर कोई हर समय ऑनलाइन नहीं रहता है. इसलिए, ऑफलाइन काम करने के लिए भी गूगल शीट्स को सक्षम बनाया गया है.

आप गूगल सर्च पर “गूगल शीट्स पर ऑफलाइन काम कैसे करें” गूगल करेंगे तो आपको दर्जनों जवाब मिल जाएंगे.

जिनमें आपको स्टेप-बाए-स्टेप तरीके से ऑफलाइन काम करने का तरीका समझाया गया है. इसलिए, आप गूगल करना ना भूले.

गूगल ने मोबाइल एप तथा क्रोम एक्स्टेंशन भी विकसित किया है. जिनकी मदद से आप आसानी से गूगल शीट्स पर ऑफलाइन काम कर सकते है.


How to Use Offline Google Sheets in Hindi

  • स्टेप: #1 – कम्प्युटर पर या लैपटॉप से गूगल शीट्स की होम स्क्रीन पर जाए.

  • स्टेप: #2 – अब सबसे ऊपर बाएं तरफ जाकर मुख्य मेनू पर क्लिक करें.

  • स्टेप: #3 – मुख्य मेनु से Settings पर क्लिक करें.

  • स्टेप: #4 – सेटिंग्स से “Offline” एक्सेस को ऑन कर दें.

  • स्टेप: #5 – इसके बाद क्रोम ब्राउजर में गूगल शीट्स ओपन करें. और ऑफलाइन काम करना शुरु कर दें.


ध्यान रहें: ऊपर बताए गए स्टेप्स को फॉलो करने से पहले “Google Docs Offline Chrome Extension” क्रोम ब्राउजर में इंस्टॉल होना चाहिए. और सारी प्रक्रिया केवल क्रोम ब्राउजर की सामान्य टैब (प्राइवेट टैब नहीं) में पूरी करें.


गूगल शीट्स का उपयोग कैसे करें – How to Use Google Sheets in Hindi?

गूगल शीट्स प्रोग्राम को ऑनलाइन किसी भी इंटरनेट युक्त डिवाइस के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है. हम यहाँ पर चार प्रमुख तरीके बता रहे है. जिनके द्वारा गूगल शीट्स को एक्सेस करना ओर भी आसान हो जाएगा.

  • Google Sheets Website

  • Google Drive

  • Mobile App


#1 Google Sheets Website

गूगल शीट्स को एक्सेस करने का सबसे ज्यादा भरोसेमंद और आसान तरीका गूगल शीट्स की आधिकारिक वेबसाइट है. जिसके द्वारा किसी भी डिवाइस और ब्राउजर में इसे एक्सेस किया जा सकता है.

गूगल शीट्स का वेब-एड्रेस इस प्रकार है.

https://Sheets.google.com

इस वेब-एड्रेस को अपने किसी भी ब्राउजर की एड्रेस बार में कॉपी करके सर्च करने पर आप गूगल शीट्स की होम स्र्कीन पर पहुँच जाएंगे.

यहाँ से आप गूगल अकाउंट द्वारा लॉग़ इन करें और फिर New पर जाकर शीट तैयार करें.

ध्यान दें यदि आप इस एड्रेस को क्रोम ब्राउजर में सर्च करेंगे तो लॉग इन करने की कोई जरूरत नहीं रहती है. बेहतर एक्सेस, स्पीड और नियंत्रण के लिए आप क्रोम ब्राउजर में ही गूगल शीट्स का उपयोग करें.

#2 Google Drive

गूगल ड्राइव एप के माध्यम से भी आप गूगल शीट्स का उपयोग कर सकते है. यह तरीका गूगल ड्राइव के वेब वर्जन तथा मोबाइल एप्लीकेशन पर काम करता है.

गूगल ड्राइव से गूगल शीट्स को एक्सेस करने के लिए निम्न स्टेप्स को फॉलो करें.

  • स्टेप: #1 – गूगल ड्राइव को ओपन करें.

  • स्टेप: #2 – अब New पर क्लिक करें.

  • स्टेप: #3 – इसके बाद Google Sheets का चुनाव करें

  • स्टेप: #4 – ऐसा करते ही गूगल शीट्स ओपन हो जाएगी.


#3 Google Sheets Mobile Application

यदि आप कम्प्युटर के बिना गूगल शीट्स का उपयोग करने के बारे में विचार कर रहे है. तो गूगल शीट्स का मोबाइल एप्लीकेशन आपकी मदद करने के लिए ही बना है.

गूगल शीट्स मोबाइल एप एंड्रॉइड, आईऑएस तथा विंडॉज आदि प्लैटफॉर्म्स के लिए मुफ्त उपलब्ध है.

अब आप सोच रहे होंगे की गूगल शीट्स कैसे डाउनलोड करें? तो इसका जवाब नीचे दिया जा रहा है. आप इन सरल से स्टेप्स को फॉलो करके एप को डाउनलोड कर सकते है.

  • स्टेप: #1 – सबसे पहले गूगल प्ले स्टोर में जाए (केवल एंड्रॉइड)

  • स्टेप: #2 – अब सर्च बॉक्स में ‘google sheets” लिखकर सर्च करें

  • स्टेप: ;#3 – प्राप्त परिणामों में से Google Sheets का चुनाव करें या फिर इस लिंक पर टैप करें – Google Sheets App

  • स्टेप: #4 – अब Install बटन पर टैप करके एप इंस्टॉल कर लें.

इस तरह एप इन्स्टॉल करने के बाद गूगल अकाउंट से साइन-इन करके इस्तेमाल शुरु करें.

गूगल स्प्रेडशीट प्रोग्राम कैसे सीखें – How to Learn Google Sheets?

गूगल शीट्स को सीखना बहुत आसान है. आप एक्सेल का इस्तेमाल करते है तो किसी भी अतिरिक्त ट्रैनिंग की कोई जरूरत नहीं है.

यदि आप नए है और शुरुआत गूगल शीट्स से ही कर रहे है. तब आप नीचे बताए गए तरीकों में से किसी भी तरीके का इस्तेमाल करके गूगल शीट्स की ट्रैनिंग लें सकते है.

#1 ऑनलाइन कोर्स में एंरॉल करें

आप गूगल शीट्स सीखना चाहते है तो आपके लिए सबसे बढ़िया तरीका है किसी ऑनलाइन कोर्स में एंरॉल कर लिया जाए.

आजकल डिजिटल शिक्षा का प्रचार-प्रसार खूब हो रहा है. और इसकी मांग दिन पे दिन बढ़ती ही जा रही है.

इस मांग की पूर्ती करने के लिए दर्जनों ऑनलाइन एजुकेशन पोर्टल मौजूद है. जिनमें एक ही विषय पर सैंकड़ों कोर्स मिल जाएंगे. जैसे;

  • Coursera

  • Udemy

  • KhanAcademy

  • EDX

  • SkillShare

  • Lynda

गूगल शीट्स के प्रोफेशनल कोर्स आपको Udemy Portal पर मिल जाएंगे. इसलिए, आप यहाँ जाकर अपने लिए बेस्ट गूगल शीट्स कोर्स ढूँढ़कर एंरॉल करके ट्रैनिंग शुरु करें.

#2 किताबें खरिदें

किताबें हमें ज्ञान के भण्डारों का रास्ता दिखाती है. इसलिए, किसी भी विषय या स्किल को सैद्धातिंक तरीके से सीखने के लिए किताबे बढ़िया माध्यम है.

आप गूगल शीट्स की कम्पलीट ट्रैनिंग देने वाली बेस्ट बुक्स खरीद सकते है. ये बुक्स आपको ऑनलाइन एमेजन पर आसानी से मिल जाती है.

अगर, आप ऑनलाइन शॉपिंग करना पसंद नहीं करते है. तब आप मार्केट में जाकर किसी बुक सेलर से किताबें खरीद सकते है.

एमेजन पर आपको सैंकड़ों बुक्स मिल जाएगी. लेकिन, ये विविधता बुक सेलर के पास मौजूद नहीं होती है. इसलिए आप ऑनलाइन ही बुक्स खरिदें तो बेहतर रहेगा.

#3 वेब-आधारित ट्युटोरियल्स(Tutorial) की मदद लें

इंटरनेट ज्ञान का असीमित सागर है. यहाँ पर हर टॉपिक पर हजारों वेबसाइट्स मौजूद है. बस जरूरत है सही समय पर सही सोर्स तक पहुँचा जाए.

इसलिए हमने इस कार्य में आपकी मदद की है. और इंटरनेट पर मुफ्त गूगल शीट्स सिखाने वाली कुछ लोकप्रिय वेबसाइट्स की सुची तैयार की है. जिसका विवरण इस प्रकार है.

इन वेबसाइट्स पर मौजूद गूगल शीट्स ट्रैनिंग बिल्कुल शुरुआत से यानि Google Sheets Beginner Guide के रूप में उपलब्ध करवाई गई है.

इसलिए, आप नए है तो ये फ्री ट्युटोरियल आपके लिए बहुत ही उपयोगी साबित होने वाले है.

#4 गूगल हेल्प सेंटर से

गूगल हेल्प सेंटर एक प्रोडक्ट आधारित लर्निंग सेंटर है. जहाँ पर गूगल के सभी प्रोडक्ट्स के अलग-अलग ट्रैनिंग सेंटर है. आप प्रोडक्ट चुनकर अपनी मुफ्त ट्रैनिंग शुरू कर सकते है.

गूगल शीट्स हेल्प सेंटर से आप दो प्रकार की सहायता लेकर सीख सकते है.

  • Help Articles

  • Community

Help Articles – गूगल शीट्स के बारे में बहुत सारे हेल्प आर्टिकल लिखे हुए है. जिनके द्वारा आप गूगल शीट्स का उपयोग करना सीख जाते है.

गूगल शीट्स हेल्प सेंटर को नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करके एक्सेस किया जा सकता है.

गूगल शीट्स हेल्प सेंटर

Community –  एकता में ताकत होती है. इस बात को पहली क्लास से ही सुनते आए है. और गूगल शीट्स कम्युनिटी इस सिद्धांत का साक्षात रुप है.

यहाँ पर आप किसी भी समस्या का समाधान लोगों से प्राप्त कर सकते है. ये सभी लोग गूगल अकाउंट होल्डर होते है. इसलिए, असल व्यक्ति से ही मदद मिलती है.

गूगल शीट्स कम्युनिटी जॉइन करने के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें.

गूगल शीट्स कम्युनिटी

#5 एम एस ऑफ़िस की ट्रैनिंग लें

यह एक सीधा और सरल तरीका है गूगल शीट्स सीखने के लिए. क्योंकि आप एम एस ऑफिस ट्रैनिंग लेते है. जिसमें एम एस एक्सेल भी सिखाया जाता है.

आप जानते है कि गूगल शीट्स बिल्कुल एम एस एक्सेल के जैसा ही स्प्रेडशीट प्रोग्राम है. इसलिए, आप एक्सेल ट्रैनिंग लेने के बाद गूगल शीट्स पर आसानी से काम करने में सक्षम हो जाते है.

यह विकल्प उन स्टुडेंट्स के लिए बहुत ही फायदेंमंद साबित हो सकता है. जिन्हे गूगल शीट्स की ट्रैनिंग मिलना मुश्किल होता है.

एम एस ऑफिस सीखने के लिए किताबें, ऑनलाइन कोर्स, इंटरनेट, कम्प्युटर इंस्टिट्यूट्स आदि का सहारा ले सकते है.

गूगल शीट्स से संबंधित सामान्य सवाल-जवाब

सवाल #1 – गूगल शीट्स और एम एस एक्सेल में क्या अंतर है?

जवाब – यह सवाल अक्सर पूछा जाता है. इसलिए हमने भी इसे पहले क्रम पर रखा है.

गूगल शीट्स और एम एस एक्सेल दोनों शक्तिशाली लोकप्रिय स्प्रेडशीट प्रोग्राम है. और दोनों प्रोग्राम एक जैसा ही काम करते है एवं समान फीचर्स तथा टूल्स रखते है. फिर भी इनमें कुछ बुनियादी अंतर है. जिनके बारे में नीचे बताया जा रहा है.

  • गूगल शीट्स एक क्लाउड-आधारित स्प्रेडशीट प्रोग्राम है. वहीं एक्सेल एक डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर है. ऑफिस के नए संस्करणों में इस सुविधा को शुरु किया गया है. और माइक्रोसॉफ्ट वन ड्राइव को स्टोरेज के लिए जोड़ा गया है. लेकिन, यह सुविधा अभी गूगल शीट्स में बेहतर है.

  • गूगल शीट्स सभी डिवाइस और यूजर्स के लिए एक रूप में एक्सेस होती है. लेकिन, एक्सेल यूजर्स के हिसाब से अलग-अलग रूप में उपलब्ध होता है.

  • शीट्स का हमेशा अपडेटेड वर्जन यूजर्स इस्तेमाल करते है. एम एस एक्सेल में यह संभव नहीं है.

  • शीट्स के कुछ फंक्शन जैसे पेवट टेबल एवं डेटा टूल्स, एक्सेल की तुलना में कमजोर है. और ज्यादा डेटा हैण्डल करने की क्षमता नहीं है.

  • गूगल शीट्स क्लाउड-आधारित है. इसलिए थर्ड पार्टी एप्स के साथ तालमेल ज्यादा तेज और सुगम है. एक्सेल में रुकावटें है.

  • दोनों प्रोग्राम अलग-अलग स्क्रिप्ट्स का इस्तेमाल करते है. गूगल शीट्स में Apps Script और एक्सेल में VBA Script का उपयोग होता है.

सवाल #2 – क्या गूगल शीट्स एम एस एक्सेल से बेहतर प्रोग्राम है?

जवाब – इस सवाल का जवाब आपकी जरूरत पर निर्भर करता है. यदि आपको बेसिक और हल्के डेटा के लिए स्प्रेडशीट की आवश्यकता है. तब आप गूगल शीट्स का इस्तेमाल कर सकते है.

नहीं तो आपके लिए एम एस एक्सेल ही बढ़िया पसंद होगी. मगर, यह प्रोग्राम फ्री नहीं है. इसके लिए आपको फीस चुकानी पड़ती है. और यह डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर के रुप में उपलब्ध है.












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